Privacy Protocol Stichting Truckrun Weert

Inleiding

Per 25 mei 2018 is in de gehele Europese Unie de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hierdoor heeft een organisatie meer verplichtingen bij de verwerking van persoonsgegevens dan voorheen. Stichting Truckrun Weert (STW) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van haar bestuur, vrijwilligers, chauffeurs, bijrijders en andere geïnteresseerden. Persoonlijke gegevens worden door de STW dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. De STW houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de AVG stelt. In dit privacy protocol staat beschreven welke principes de STW hanteert bij registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit protocol beschreven. Indien je inschrijft voor een Truckrun die door STW is georganiseerd als bijrijder, chauffeur, verkeersregelaar of vrijwilliger of om een andere reden persoonsgegevens aan de STW verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacy protocol te verwerken. Wij adviseren je om dit privacy protocol aandachtig door te lezen.

Uitgangspunten

Voor een juiste verwerking van de persoonsgegevens is dit privacy protocol opgesteld (transparantie).

De STW verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens (dataminimalisatie).
De STW verwerkt alleen die persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de STW (dataminimalisatie).
Er worden geen persoonsgegevens van donateurs op de website bekend gesteld zonder toestemming van betrokkene.
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor de duur die strikt noodzakelijk is. Deze wordt vooraf vastgesteld en betrokkenen worden geïnformeerd. (dataminimalisatie).
Per persoon wordt aangegeven waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt (doelbinding en verenigbaarheid).
Betrokkenen hebben zeggenschap over hun gegevens (rechten van betrokkenen).
De gegevens worden veilig opgeslagen en de STW registreert wie toegang heeft tot de gegevens (beveiliging van gegevens).
De STW kan met documenten aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (verantwoordingsplicht).
De inrichting van controle op de verwerking van de persoonsgegevens is in dit beleid uitgewerkt (rechten van betrokkenen).

De uitgangspunten worden hierna artikelsgewijs uitgewerkt.

Artikel 1 Begripsbepaling

Onder een persoongegeven wordt verstaan elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat (combinatie van) informatie direct over iemand gaat dan wel naar deze persoon te herleiden is.

Voorbeelden van persoonsgegevens zijn:

Naam, woonadres, telefoonnummer, e-mailadres, foto’s;
Geboortedatum, geboorteplaats;
Nummer paspoort/identiteitsbewijs; Bankrekeningnummer;

Dus niet postadres, functioneel e-mail adres, telefoonnummer werk.

Artikel 2 Welke gegevens verwerkt de STW en voor welk doel

Bestuursleden:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geboorteplaats, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé-e-mailadres, bankrekeningnummer, foto’s.
Voor: correspondentie, betaling rekeningen/declaraties. Inschrijving Kamer van Koophandel, medewerker overeenkomst, publicatie foto’s op de website en in artikelen.

Bijrijders:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé- e-mailadres, naam instelling, contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, rolstoelgebruiker, begeleiding en wel of niet eens met gebruik van foto en filmmateriaal.
Voor: organisatie jaarlijkse truckrun en publicatie foto’s op Facebook, website en in publicatieberichten.

Chauffeurs:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, e-mailadres, vestigingsplaats bedrijf, type truck, maat T-shirt, opmerkingen
Voor: organisatie jaarlijkse truckrun en publicatie foto’s op Facebook, website en in publicatieberichten.

Verkeersregelaars:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé- e-mailadres, bezit certificaat, maat T-shirt, type verkeersregelaar.
Voor: organisatie jaarlijkse truckrun, vermelding op de Groslijst van de gemeente Weert en gemeentes waar we tijdens de truckrun doorheen rijden en publicatie foto’s op Facebook, website en in publicatieberichten.

Vrijwilligers:

Wat: Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, privételefoonnummer, privé- e-mailadres, maat T-shirt, welke dag men komt helpen, voorkeur werkzaamheden, opmerkingen.
Voor: organisatie jaarlijkse truckrun, indeling werkzaamheden en publicatie foto’s op Facebook, website en in publicatieberichten.

Sponsoren & begunstigers van STW:

Wat: bedrijf, straat, huisnummer, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, sponsorbedrag.
Voor: correspondentie, ontvangst donaties.

E-mail berichtgeving (opt-out): De STW gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over de STW te verstrekken. Afmelding voor deze mailing is te allen tijde mogelijk via een berichtje te sturen naar info@truckrunweert.nl
Bewaartermijnen: De STW verwerkt en bewaart je persoonsgegevens 1 jaar na de organisatie van de betreffende truckrun.

Artikel 3 Rechten

Men kan via de secretaris een verzoek indienen om je persoonsgegevens die de STW heeft geregistreerd, in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. . De STW (bestuur) zal je verzoek in behandeling nemen en je, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
Men kan de penningmeester van de STW verzoeken de persoonsgegevens van betrokkene in het sponsorbestand van de STW aan te passen of uit het sponsorbestand te verwijderen.
Bezwaar tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan je kenbaar maken bij de secretaris.
Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacy protocol kunnen worden gericht aan de secretaris.

Artikel 4 Klachten

Indien de persoon van wie de STW persoonsgegevens heeft genoteerd een klacht heeft over de wijze waarop de STW met persoonsgegevens omgaat of je verzoeken behandelt, kan hij/zij een klacht indienen bij de toezichthouder persoonsgegevens, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 5 Het interne verwerkingsregister

Het interne verwerkingsregister bestaat uit de volgende gegevens:

Het doel van de gegevensverwerking (inschrijving bijrijders, chauffeurs, verkeersregelaars, vrijwilligers, sponsoren, nieuwsbrief, draaiboek, vergaderverslagen, website en functiebestand vrijwilligers).
De beheerders (secretaris, penningmeester).
De betrokkenen (bijrijders, chauffeurs, verkeersregelaars, vrijwilligers, sponsoren, bestuur).
De persoonsgegevens die per doel worden bewaard.
De bewaartermijn.
Waar de gegevens worden bewaard.
Hoe ze worden beveiligd.

Artikel 6 Verwerkersovereenkomst

In een Verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de omgang met persoonlijke gegevens tussen de STW en een externe gegevensverwerker. Een externe gegevensverwerker is E_captain met welke maatschappij een verwerkersovereenkomst is gesloten. Na beëindiging daarvan heeft de STW alleen interne gegevensverwerkers en deelt geen herleidbare gegevens met derden.

Artikel 7 Beveiliging en opslag persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden verwerkt door de secretaris en penningmeester op beveiligde computers thuis. Toegang tot de betreffende database wordt verkregen door invoering van een wachtwoord.

Vergaderverslagen en het functiebestand vrijwilligers worden beheerd door de secretaris, het sponsorsregister en de website door de penningmeester. Een wachtwoord moet worden ingevoerd om toegang te krijgen tot de betreffende database.

Artikel 8 Datalekken

De STW is verplicht alle datalekken intern te documenteren en te melden aan de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 9 Verantwoordelijkheid en bevoegdheid behandeling persoonsgegevens

Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

De STW, Houtsnip 26 6005 KL Weert, 06-21847325, KvK nummer 52081389.
Binnen de STW zijn de volgende functionarissen bevoegd tot behandeling van de persoonsgegevens van de bestuursleden, bijrijders, chauffeurs, verkeersregelaars, vrijwilligers en sponsoren van de STW:
1. De secretaris van de STW (info@truckrunweert.nl);
2. De penningmeester van de STW (info@truckrunweert.nl);

Artikel 10 Wijzigingen

Dit privacy protocol kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren om regelmatig het privacy protocol te bekijken.